(Tugas 3) Mengendalikan Fungsi Manajemen, Kekuasaan dan Pengaruh

A.    Mengendalikan Fungsi Manajemen

a.       Pengertian controlling/mengendalikan

      Pengendalian (kontrol) adalah salah satu fungsi manajerial seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaturan staff, dan mengarahkan. Mengendalikan merupakan fungsi penting karena membantu untuk memeriksa kesalahan dan mengambil tindakan korektif sehingga meminimalkan penyimpangan dari standar dan mengatakan bahwa tujuan organisasi telah tercapai dengan cara yang baik. Menurut konsep modern kontrol adalah tindakan meramalkan sedangkan konsep awal pengendalian hanya digunakan ketika kesalahan terdeteksi. Kontrol dalam manajemen berarti menetapkan standar, mengukur kinerja aktual dan mengambil tindakan korektif

b.      Jelaskan langkah-langkah kontrol

a.       Menentukan standar-standar yang akan digunakan menjadi dasar pengendalian.

b.      Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

c.   Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar dan menentukan penyimpangan bila ada.

d.    Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

e.       Tipe-Tipe Kontrol

3. Jelaskan tipe-tipe kontrol dalam manajemen

1.      Pengendalian dari dalam organisasi (kontrol internal)

      Adalah pengendalian yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengendalian yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengendalian ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

2.      Pengendalian luar organisasi (kontrol eksternal)

      Adalah pengendalian yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengendalian dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengendalian terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

3.      Pengendalian preventif

                  Pengendalian preventif adalah pengendalian yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengendalian preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

4.      Pengendalian represif

                  Pengendalian represif adalah pengendalian yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengendalian represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengendalian anggaran disebut post- audit).

d.      Membuat strategi controlling untuk manajemen

1.      Perubahan lingkungan organisasi,

                    Melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau memenfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan yang terjadi.

2.      Peningkatan Kompleksitas Organisasi.

                    Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu dianalisa dan dicatat secara tepat.

3.      Kesalahan-Kesalahan.

                    Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.

                    Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya, tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan sistem pengawasan.

B.     Kekuasaan dan Pengaruh

a.       Pengertian Kekuasaan

                              Kekuasaan adalah kemampuan untuk menggunakan pengaruh pada orang lain; artinya kemampuan untuk mengubah sikap atau tingkah laku individu atau kelompok. Kekuasaan juga berarti kemampuan untuk mempengaruhi individu, kelompok, keputusan, atau kejadian. Kekuasaan tidak sama dengan wewenang, wewenang tanpa kekuasaan atau kekuasaan tanpa wewenang akan menyebabkan konflik dalam organisasi.

b.      Jelaskan sumber-sumber kekuasaan

1)      Kekuasaan menghargai (reward power)

                          Kekuasaan yang didasarkan pada kemampuan seseorang pemberi pengaruh untuk memberi penghargaan pada orang lain yang dipengaruhi untuk melaksanakan perintah. (bonus sampai senioritas atau persahabatan)

2)      Kekuasaan memaksa (coercive power)

                          Kekuasaan berdasarkan pada kemampuan orang untuk menghukum orang yang dipengaruhi kalau tidak memenuhi perintah atau persyaratan. (teguran sampai hukuman).

3)      Kekuasaan sah (legitimate power)

                          Kekuasaan formal yang diperoleh berdasarkan hukum atau aturan yang timbul dari pengakuan seseorang yang dipengaruhi bahwa pemberi pengaruh berhak menggunakan pengaruh sampai pada batas tertentu.

4)      Kekuasaan keahlian (expert power)

                          Kekuasaan yang didasarkan pada persepsi atau keyakinan bahwa pemberi pengaruh mempunyai keahlian relevan atau pengetahuan khusus yang tidak dimiliki oleh orang yang dipengaruhi. (professional atau tenaga ahli).

5)      Kekuasaan rujukan (referent power)

                          Kekuasaan yang dimiliki oleh seseorang atau kelompok yang didasarkan pada indentifikasi pemberi pengaruh yang menjadi contoh atau panutan bagi yang dipengaruhi. (karisma, keberanian, simpatik dan lain-lain).

c.       Definisi pengaruh

                          Keberadaan pengaruh dalam suatu kepemimpinan memiliki andil yang besar, yaitu dalam hal menyampaikan gagasan, mendapatkan penerimaan dari kebijakan atau rencana dan untuk memotivasi orang lain agar mendukung dan melaksanakan berbagai keputusan yang sudah di tetapkan. Jika kekuasaan merupakan kapasitas untuk menjalankan pengaruh, maka cara kekuasaan itu dilaksanakan berkaitan dengan perilaku mempengaruhi. Oleh karena itu, cara kekuasaan itu dijalankan dalam berbagai bentuk perilaku mempengaruhi dan proses-proses mempengaruhi yang timbal-balik antara pemimpin dan pengikut, juga akan menentukan efektivitas kepemimpinan.

d.      Jelaskan pengaruh taktik dalam organisasi

1)   Pesuasi rasional

           Pemimpin menggunakan argumentasi logis dan bukti faktual untuk mempersuasi pengikut bahwa suatu usulan adalah masuk akal dan kemungkinan dapat mencapai sasaran.

2)   Permintaan Inspirasional

                    Pemimpin membuat usulan yang membangkitkan entusiasme pada pengikut dengan menunjuk pada nilai-nilai, ide dan aspirasi pengikut atau dengan meningkatkan rasa percaya diri dari pengikut

3)   Konsultasi

                    Pemimpin mengajak partisipasi pengikut dalam merencanakan sasaran, aktivitas atau perubahan yang untuk itu diperlukan dukungan dan bantuan pengikut atau pemimpin bersedia memodifikasi usulan untuk menanggapi perhatian dan saran dari pengikut.

4)   Menjilat

                    Pemimpin menggunakan pujian, rayuan, perilaku ramah-tamah, atau perilaku yang membantu agar pengikut berada dalam keadaan yang menyenangkan atau mempunyai pikiran yang menguntungkan pemimpin tersebut sebelum meminta sesuatu

5)      Permintaan abadi

                    Pemimpin menggunakan perasaan pengikut mengenai kesetiaan dan persahabatan terhadap dirinya ketika meminta sesuatu

6)      Pertukaran

                    Pemimpin menawarkan suatu pertukaran budi baik, memberi indikasi kesediaan untuk membalasnya pada suatu saat nanti, atau menjanjikan bagian dari manfaat bila pengikut membantu pencapaian tugas.

7)      Taktik Koalisi

                    Pemimpin mencari bantuan dari orang lain untuk mempersuasi pengikut agar melakukan sesuatu atau menggunakan dukungan orang lain sebagai suatu alasan bagi pengikut untuk juga menyetujuinya.

8)      Taktik Pengesahan

                    Pemimpin mencoba untuk menetapkan validitas permintaan dengan menyatakan kewenangan atau hak untuk membuatnya atau dengan membuktikan bahwa hal itu adalah konsisten dengan kebijakan, peraturan, praktik atau tradisi organisasi.

9)      Menekan

                    Pemimpin menggunakan permintaan, ancaman, seringnya pemeriksaan, atau peringatan-peringatan terus menerus untuk mempengaruhi pengikut melakukan apa yang diinginkan.

Sumber :

https://deathneverlost.wordpress.com/2013/11/24/mengendalikan-controlling-fungsi-manajemen/

https://hestuningikrarini.wordpress.com/2014/12/02/definisi-controlling-dan-langkah-langkah-dalam-kontrol/

http://tugaskuliahku09.blogspot.co.id/2014/02/makalah-controlling-dalam-manajemen.html

http://choirunnisawijayanti.blogspot.co.id/2013/11/kekuasaan-dan-pengaruh-dalam-manajemen.html

http://prismamika.blogspot.co.id/2012/04/084-5-sumber-kekuasaan.html

(Tugas 2) Pengorganisasian Struktur Manajemen & Actuating dalam Manajemen

1. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1)      Pengertian Struktur Organisasi/organizing

Struktur organisasi adalah suatu susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam sebuah organisasi. Struktur organisasi menunjukan bahwa adanya pembagian kerja dan bagaimana fungsi atau kegiatan-kegiatan berbeda yang dikoordinasikan. Dan selain itu struktur organisasi juga menunjukkan mengenai spesialisasi-spesialisasi dari pekerjaan, saluran perintah maupun penyampaian laporan.

2)      Jelaskan pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen yang meliputi struktur formal dan struktur informal!

Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.

Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang terlibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

3)      Jelaskan manfaat struktur fungsional & struktur divisional

o   Lebih mudah dalam pengelolaannya karena memecah organisasi menjadi divisi yang lebih kecil.

o   Memungkinkan pembuatan keputusan strategis yang lebih luas dan konsentrasi penuh pada tugas-tugas.

o   Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik.

o   Manajer dapat memilih struktur (produk, geografis, pasar) yang paling sesuai dengan divisinya.

o   Sesuai untuk lingkungan yang cepat berubah, tanggapan yang cepat pada perubahan karena adanya.

4)      Jelaskan kerugian dari struktur fungsional & struktur divisional

o   Menimbulkan kesulitan dalam komunikasi dan konflik antar fungsi.

o   Menyebabkan kemacetan pelaksanaan tugas yang sifatnya berurutan.

o   Memberikan respon yang lebih lambat terhadap perubahan.

o   Anggota fungsi hanya berfokus pada kepentingan tugas-tugasnya sehingga cenderung berpandangan sempit dan dapat merugikan organisasi secara   keseluruhan.

o   Memungkinkan berkembangnya persaingan disfungsional antar sumber daya organisasi dan konflik antara tugas-tugas & prioritas-prioritas.

o   Kepentingan divisi mungkin ditempatkan di atas kepentingan organisasi secara keseluruhan.

o   Kebijakan divisi tidak konsisten dengan kebijakan divisi lain maupun dengan kebijakan organisasi.

o   Timbulnya masalah dalam alokasi sumber daya dan distribusi Biaya-biaya perusahaan.

o   Adanya duplikasi sumber daya dan peralatan yang tidak perlu.

5)      Cari kasus organisasi dan berikan saran dari struktur fungsional, divisional

                  1. Gambaran Umum Perusahaan

BCA Card Centrre Cabang Surabaya merupakan cabang kedua dari empat kantor cabang yang dimiliki oleh BCA Card Centre di Indonesia. Sebagai cabng yang kedua, BCA Card Centre Cabang Surabaya secara resmi mulai beroperasi pada bulan April tahun a992, dimana pendiriannya mengacu pada dasar hukum atas kegiatan usaha institusi kartu kredit yang pada umumnya dikeluarkan oleh bank-bank Indonesia.

Sedangkan dasar hukumnya diataur di dalam pasal 6 huruf “I” Undang-Undang no.7 tahun 1992 tentang Perbankan yang berbunyi :

-Usaha Bank meliputi melakukan kegiatan anjak piutang, usaha kartu kredit dan kegiatan wali amanat”.

Selain itu, pendirian BCA Card Centre Cabang Suarabaya juga mengacu pada pokok-pokok Paket Deregulasi Bidang Keuangan dan Perbankan tanggal 27 Oktober 1988 (PAKTO 27) nomor II angka “1″ mengenai kemudahan pembukaan kantor baik, dimana  di dalamnya dijelaskan pada huruf “C”, yaitu : “Untuk pembukaan kantor cabang dapat dilakukan cukup dengan memberitahukan kepada Bank Indonesia”.

2. Struktur Organisasi

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dapat di uraikan sebagai berikut :

·         Branch Manager

a. Bertanggung jawab atas kemajuan perusahaan.

b. Bertanggung jawab kepada pimpinan pusat.

c. Mempunyai wewenang tertinggi dalam pengambilan keputusan.

d. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan.

·         Sekretaris

a. Membantu Branc Manager dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

b. Menangani masalah-masalah kesekretariatan, seperti surat-menyurat, file, dan sebagainya.

·         Marketing Unit Head

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit pemasaran.

b. Mengkoordinasikan dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit pemasaran agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Marketing Cardholder

Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card ke perusahaan-perusahaan agar mau memiliki BCA Card.

·         Marketing Merchant

Bertugas untuk menawarkan atau mempromosikan BCA Card dengan mendatangi toko-toko atau pedagang agar mau menerima pembayaran dengan menggunakan BCA Card.

·         Marketing Support

Bagian dalam yang bertanggung jawab untuk mengurusio administrasi.

·         Customer Service

Bertugas untuk melayani pelanggan/konsumen yang datang langsung ke BCA Card Centre ataupun yang melalui telepon.

·         Credit

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian kredit.

b. Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian kredit sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Analisa Kredit

Bertugas menganalisa setiap permohonan/aplikasi yang masuk ke BCA Card Centre.

·         Pengawasan Kredit

Bertugas untuk mengecek tagihan yang masuk ke BCA Card Centre dan mengawasi kartu-kartu kredit.

·         Penagihan Kredit

Bertugas untuk mengurusi pembayaran Cardholder dengan cara menelpon atau menagih secara langsung.

·         Risk dan Management Security

Bertugas untuk membantu bagian pengawasan dan penagihan kredit (karena ketiga-tiganya saling berkaitan).

·         Operational Unit Head

a. Bertanggung jawab atas seluruh pekerjaan yang ada di bagian/unit operasional. agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

b.  Mengkoordinasi dan mengawasi bagian-bagian yang ada pada bagian/unit operasional agar dapat bekerja sesuai dengan tujuan perusahaan.

·         Kasie Operasional

Bertugas untuk mengoperasikan/memproses faktur-faktur yang masuk ke BCA Card Centre.

·         Kolektor

Bertugas untuk mengambil faktur di toko-toko atau pedagang yang menerima pembayaran dengan BCA Card.

6)      Referensi

http://www.pengertianku.net/2015/06/pengertian-struktur-organisasi-dan-fungsinya.html

http://repastrepost.blogspot.co.id/2013/11/pengorganisasian-dalam-manajemen.html

http://nitanovitasr.blogspot.co.id/2015/01/studi-kasus-manajemen-organisasi.html

2. Actuating dalam Manajemen

1)      Jelaskan pengertian actuating dalam manajemen

Actuating adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran yang sesuai dengan perencanaan manejerial dan usaha-usaha organisasi. Jadi actuating artinya menggerakkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan dikehendaki secara efektif. Dalam hal ini yang dibutuhkan adalah kepemimpinan. Actuating adalah Pelaksanaan untuk bekerja. Untuk melaksanakan secara fisik kegiatan dari aktivitas tesebut, maka manajer mengambil tindakan-tindakannya kearah itu. Seperti : Leadership (pimpinan), perintah, komunikasi dan conseling (nasehat).

2)      Jelaskan pentingnya actuating dalam manajemen

Fungsi actuating lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi. Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan penggerakan seluruh potensi sumber daya manusia dan nonmanusia pada pelaksanaan tugas. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan peran, keahlian dan kompetensi masing-masing SDM untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi yang telah ditetapkan.

3)      Jelaskan prinsip actuating dalam manajemen

Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.  Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :

1.      Prinsip mengarah kepada tujuan

2.      Prinsip keharmonisai dengan tujuan

3.      Prinsip kesatuan komando

4)      Referensi

https://tidyamentarielok.wordpress.com/2014/11/03/actuating-dalam-manajemen/